Sector público

Automatización e inteligencia artificial para administraciones públicas.

Para ayuntamientos, mancomunidades, diputaciones, organismos autónomos y empresas públicas que quieren tramitar más rápido con el mismo equipo. Automatizamos procesos administrativos concretos (registro, subvenciones, facturas, atención ciudadana, informes) con la IA preparando y una persona resolviendo. Pilotos acotados, precio cerrado y cumplimiento de ENS, RGPD y Reglamento de IA desde el diseño.

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Por qué la automatización en el sector público
empieza por lo pequeño.

En una entidad pública casi todo el tiempo se va en pasos previos a la decisión: comprobar que una solicitud está completa, pedir el documento que falta, pasar los datos de un formulario al expediente, contestar por tercera vez la misma pregunta, juntar cifras para el informe del pleno. Son tareas con reglas claras y volumen alto, y por eso son las primeras que compensa automatizar.

La inteligencia artificial en la administración pública no tiene que resolver expedientes. Tiene que leer, comprobar, ordenar y preparar para que quien firma lo tenga todo delante. Así se gana tiempo sin tocar la garantía del procedimiento: cada decisión sigue siendo de una persona y queda trazada.

Lo montamos sobre los sistemas que ya usa la entidad, con un alcance cerrado que pueda encajar en un contrato menor, y con la documentación que piden el responsable de seguridad y el delegado de protección de datos.

Procesos que automatizamos en entidades públicas

01
Registro y reparto de solicitudes
Lo que entra por sede electrónica, correo o registro se clasifica, se comprueba si está completo y se reparte al servicio que toca, con prioridad y plazo.
02
Subvenciones y licencias
Comprobación automática de la documentación aportada contra las bases, requerimientos de subsanación preparados y un cuadro con el estado de cada expediente.
03
Facturas de proveedores
Lectura de facturas y albaranes, comprobación de datos y asignación al contrato o partida, con el asiento preparado para que intervención solo revise.
04
Atención ciudadana
Respuestas a las preguntas frecuentes con la información oficial de la entidad (horarios, trámites, plazos, documentación), por web, correo o WhatsApp, y derivación a una persona cuando hace falta.
05
Informes y cuadros de mando
Los datos de varios servicios se juntan solos y se convierten en un informe periódico listo para el pleno, la junta o el consejo, sin copiar y pegar.

Resultado

Tramitar más, con el mismo equipo.

Y con cada paso registrado para quien tenga que auditarlo.

Gestor de expedientesSede y registroCorreoHojas de cálculoIA que lee documentosENS · RGPD · Reglamento IA

Cómo trabajamos con el sector público

Diagnóstico con el servicioMedia hora con quien tramita cada día. Salimos con la lista de pasos manuales ordenada por horas.
Alcance cerrado por escritoQué se automatiza, qué sistemas se conectan, quién supervisa, qué se registra y cuánto cuesta. Preparado para el procedimiento de contratación que corresponda.
Piloto acotadoUn proceso, un servicio, de 4 a 8 semanas, con medición antes y después.
Documentación y formaciónMemoria del sistema para seguridad y protección de datos, y formación al personal para que no dependa de nosotros.

Preguntas frecuentes del sector público

Si la tuya no está aquí, escríbenos y te contestamos en menos de un día laborable.

¿Qué procesos de una administración pública se pueden automatizar?

Los que se repiten con reglas claras: el registro y reparto de solicitudes, la comprobación de documentación en subvenciones y licencias, la lectura de facturas de proveedores, las respuestas a las preguntas más frecuentes de la ciudadanía, los recordatorios de citas y plazos, y los informes periódicos que hoy se montan a mano con varias hojas de cálculo.

¿La IA decide sobre expedientes?

No. En nuestras automatizaciones la IA prepara (lee, comprueba, ordena, redacta un borrador) y una persona resuelve. Cada paso queda registrado y es trazable, y el sistema pregunta cuando no tiene algo claro en vez de inventárselo.

¿Cómo se cumple con el ENS, el RGPD y el Reglamento de IA?

Diseñamos cada automatización con esos tres marcos sobre la mesa: datos que no salen de los sistemas de la entidad o que se tratan con proveedores con contrato y, si se pide, dentro de la Unión Europea; supervisión humana; registro de decisiones; y documentación del sistema para el responsable del tratamiento y el de seguridad.

¿Cómo se contrata un piloto?

Empezamos por un proceso acotado, con alcance, plazo y precio cerrados por escrito, de forma que pueda encajar en un contrato menor o en el procedimiento que corresponda. Después se mide y, si funciona, se amplía.

¿Trabajáis con entidades fuera de Madrid?

Sí. Trabajamos en remoto con entidades de toda España; las reuniones son por videollamada y las automatizaciones se montan sobre los sistemas que ya usa la entidad.

¿Hace falta cambiar la plataforma de tramitación?

No. Conectamos lo que ya hay: el gestor de expedientes, el registro, el correo, las hojas de cálculo. Donde no existe una integración, trabajamos con exportaciones y bandejas de entrada.

Primer paso

Por qué empezar por un diagnóstico gratuito
y no por un presupuesto.

Las automatizaciones de Synexa las montamos nosotros, no un comercial. Por eso la primera llamada también la hacemos nosotros: media hora contigo o con la persona que hace ese trabajo cada día. Sin presentación ni discurso. Empezamos a trabajar desde el primer minuto.

Sales con una lista ordenada por horas

Repasamos cómo trabajáis y apuntamos dónde se va el tiempo. La lista te la quedas, sigamos adelante o no.

Sabes el número antes de decidir

Contamos cuántas solicitudes, facturas o consultas entran al mes y cuántos pasos manuales lleva cada una. Con ese número se ve en cinco minutos qué proceso compensa pilotar primero.

Si no merece la pena, te lo decimos

Hay cosas que no compensa automatizar. Preferimos decírtelo en la primera llamada antes que cobrarte por descubrirlo.

Precio cerrado y ayudas públicas

Si seguimos adelante, te mandamos por escrito qué se hace, cuánto tarda y cuánto cuesta. Y miramos si tu proyecto entra en alguna ayuda pública.

Media hora y la persona que lleva el tema. No necesitamos nada más.

Te contestamos en menos de un día laborable para cuadrar fecha.

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